تفاوت سند رسمی و عادی
به همین دلیل، نمی‌توان صرفاً با این استدلال که «قولنامه عادی هم اعتبار دارد» گفت که سند عادی و سند رسمی از همه جهات یکسان هستند.
آیا سند عادی می‌تواند مالکیت را ثابت کند؟
پاسخ این پرسش به نوع مال، تاریخ و شرایط معامله، قوانین حاکم بر آن و وضعیت ثبتی ملک بستگی دارد.
در مورد املاک، موضوع پیچیده‌تر از یک قرارداد عادی ساده است؛ به‌خصوص با توجه به مقررات ثبتی و قوانین جدید مربوط به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول.
بنابراین نمی‌توان یک پاسخ کلی مانند «هرکس قولنامه داشته باشد مالک است» یا برعکس «قولنامه هیچ اعتباری ندارد» ارائه کرد.
در معاملات املاک، بهتر است وضعیت ثبتی ملک، نوع سند، سابقه نقل‌وانتقال و مقررات حاکم بر معامله پیش از اقدام بررسی شود.
یک مثال ساده
فرض کنید شخص «الف» یک ملک را به شخص «ب» می‌فروشد و بین آنها یک مبایعه‌نامه عادی تنظیم می‌شود.
اگر شرایط قانونی معامله وجود داشته باشد، این قرارداد می‌تواند برای طرفین تعهد ایجاد کند.
اما اگر همان معامله مطابق مقررات در دفتر اسناد رسمی ثبت و سند رسمی مربوط به آن تنظیم شود، وضعیت اثباتی و اجرایی معامله متفاوت خواهد بود.
به زبان ساده:
سند عادی ممکن است معتبر باشد؛ اما سند رسمی آثار و امتیازات قانونی خاص خود را دارد.
بنابراین سؤال درست این نیست که «سند عادی خوب است یا بد؟» بلکه باید پرسید:
این سند چه اثری دارد، در چه شرایطی تنظیم شده و قانون برای آن چه آثاری در نظر گرفته است؟
آیا امضای شاهد، سند عادی را رسمی می‌کند؟
خیر.
امضای شاهد، حتی اگر چند شاهد سند را امضا کرده باشند، باعث تبدیل سند عادی به سند رسمی نمی‌شود.
ملاک رسمی بودن سند، همان شرایطی است که ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی بیان کرده است.
بنابراین قراردادی که در بنگاه، منزل یا بین دو نفر تنظیم شده و شاهدان نیز آن را امضا کرده‌اند، صرفاً به دلیل وجود شاهد، سند رسمی محسوب نمی‌شود.
آیا گواهی امضا باعث رسمی شدن قرارداد می‌شود؟
این موضوع نیز نیازمند دقت است.
در گواهی امضا، دفترخانه اصولاً امضای شخص را گواهی می‌کند؛ بنابراین نباید تصور کرد که هر نوشته‌ای با گواهی امضا به یک سند رسمی درباره تمام مفاد آن نوشته تبدیل می‌شود.
در عمل باید میان تنظیم سند رسمی و گواهی امضا تفاوت قائل شد.
چرا سند رسمی اهمیت بیشتری دارد؟
هدف از تنظیم سند رسمی فقط ایجاد یک نوشته برای نگهداری در بایگانی نیست.
سند رسمی می‌تواند موجب افزایش امنیت معاملات، کاهش اختلافات درباره اصالت و انتساب سند و در مواردی فراهم شدن امکان اجرای مستقیم تعهد از طریق مراجع قانونی شود.
به همین دلیل، دفترخانه اسناد رسمی فقط محل «امضا کردن یک کاغذ» نیست؛ بلکه محل تنظیم سند با رعایت تشریفات و الزامات قانونی است.
جمع‌بندی تفاوت سند رسمی و عادی
به طور خلاصه:
موضوعسند رسمیسند عادیتنظیم توسط مأمور رسمیبلهخیرتنظیم در حدود صلاحیت مأمور رسمیبله—انکار و تردید نسبت به انتساباصولاً مسموع نیستممکن است مطرح شوداعتبار تاریخدارای اعتبار قانونی ویژهمحدودتر در برابر اشخاص ثالثامکان اجرای مستقیمدر موارد قانونیمعمولاً نیازمند مراجعه به دادگاه یا طی تشریفات قانونیاعتبار حقوقیمی‌تواند بسیار قوی باشدمی‌تواند معتبر باشدرسمی بودنبلهخیر
بنابراین، سند عادی و سند رسمی را نباید صرفاً بر اساس واژه «معتبر» با یکدیگر مقایسه کرد.
سند عادی ممکن است کاملاً معتبر باشد، اما سند رسمی به دلیل نحوه تنظیم و آثار قانونی خاص خود، از امتیازات مهمی در زمینه اثبات و اجرا برخوردار است.
در معاملات مهم، به‌ویژه معاملات مربوط به املاک، بهتر است پیش از امضا، وضعیت حقوقی و ثبتی معامله بررسی شود و در مواردی که قانون تنظیم سند رسمی را لازم دانسته یا امکان آن وجود دارد، از مسیر رسمی اقدام شود.
منابع قانونی
ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ـ تعریف سند
ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی ـ تقسیم سند به رسمی و عادی
ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی ـ تعریف سند رسمی
ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی ـ اعتبار اسناد رسمی
مواد ۱۲۹۱ و ۱۲۹۲ قانون مدنی ـ آثار اسناد عادی و رسمی
مقررات قانون ثبت اسناد و املاک و مقررات مربوط به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
