کپی برابر اصل چیست و چگونه و کجا می‌توان گرفت؟
برای مثال، ممکن است مرجع رسیدگی‌کننده در مرحله‌ای از رسیدگی، ارائه اصل سند را لازم بداند. بنابراین «برابر اصل بودن» به معنای آن نیست که اصل سند در هیچ شرایطی مورد نیاز نخواهد بود.
آیا هر دفترخانه‌ای می‌تواند کپی برابر اصل کند؟
دفتر اسناد رسمی یکی از مراجع قانونی برای گواهی مطابقت تصویر یا رونوشت با اصل است و این موضوع با رونوشت مصدق سندی که قبلاً در همان دفترخانه ثبت شده تفاوت دارد.
در مورد رونوشت مصدق اسناد ثبت‌شده در دفترخانه، مقررات اختصاصی وجود دارد. برای نمونه، ماده ۵۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر کرده است که رونوشت مصدق اسناد ثبت‌شده اصولاً به صاحبان اسناد، اشخاص ذی‌نفع مستقیم در معامله یا قائم‌مقام قانونی آنان تسلیم می‌شود و در موارد دیگر ارائه مجوز مرجع صالح قضایی لازم است.
بنابراین باید میان دو موضوع تفاوت گذاشت:
۱. گواهی برابر با اصل یک تصویر:
یعنی اصل مدرک ارائه شده و تصویر آن با اصل تطبیق داده می‌شود.
۲. دریافت رونوشت مصدق از یک سند ثبت‌شده در دفترخانه:
این موضوع تابع مقررات خاص خود است و ممکن است هر شخصی حق دریافت آن را نداشته باشد.
این تفاوت در عمل بسیار مهم است.
آیا برابر اصل کردن، محتوای سند را تأیید می‌کند؟
خیر.
وقتی تصویر یک سند برابر اصل می‌شود، موضوع گواهی اصولاً مطابقت تصویر با اصل سند است، نه تأیید صحت مطالب و مندرجات سند.
برای مثال، اگر یک قرارداد عادی دارای مطالبی درباره مالکیت، بدهی یا تعهد اشخاص باشد، گواهی برابر اصل تصویر آن به این معنا نیست که دفترخانه یا مرجع گواهی‌کننده، صحت ادعاهای نوشته‌شده در قرارداد را تأیید کرده است.
به زبان ساده:
برابر اصل = تأیید مطابقت تصویر با اصل
نه:
برابر اصل = تأیید صحت تمام مطالب و ادعاهای مندرج در سند
آیا کپی برابر اصل برای دادگاه قابل استفاده است؟
بله، در مواردی که قانون اجازه ارائه تصویر یا رونوشت گواهی‌شده را داده است، کپی برابر اصل می‌تواند به عنوان رونوشت یا تصویر گواهی‌شده سند مورد استفاده قرار گیرد.
ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی نیز صراحتاً درباره پیوست کردن رونوشت یا تصویر اسناد به دادخواست و نحوه گواهی مطابقت آن با اصل، مقررات مشخصی دارد.
با این حال، در مراحل مختلف رسیدگی ممکن است ارائه اصل سند نیز ضرورت پیدا کند. بنابراین بهتر است کپی برابر اصل را جایگزین مطلق اصل سند تصور نکنیم.
کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی را کجا بگیریم؟
اگر یک اداره، بانک، دانشگاه، شرکت یا مرجع دیگر از شما «تصویر برابر اصل» شناسنامه یا کارت ملی را درخواست کرده باشد، می‌توانید با همراه داشتن اصل مدرک و تصویر آن، به یکی از مراجع قانونی دارای صلاحیت مراجعه کنید؛ دفتر اسناد رسمی نیز یکی از این مراجع است.
البته پیش از مراجعه بهتر است از مرجع درخواست‌کننده سؤال کنید که آیا «تصویر برابر اصل توسط دفترخانه» را می‌پذیرد یا نوع خاصی از گواهی یا نسخه صادرشده توسط مرجع دیگری را مطالبه می‌کند.
جمع‌بندی
کپی برابر اصل در واقع تصویری از یک سند است که مطابقت آن با اصل، توسط مرجع یا شخصی که قانوناً صلاحیت دارد، گواهی شده است.
بنابراین اگر از شما کپی برابر اصل خواسته‌اند، یک فتوکپی ساده تهیه نکنید. اصل مدرک را همراه با تصویر آن به یکی از مراجع قانونی از جمله دفتر اسناد رسمی ارائه کنید تا پس از تطبیق، در صورت وجود شرایط قانونی، مطابقت تصویر با اصل گواهی شود.
نکته مهم دیگر این است که گواهی برابر اصل با رونوشت مصدق سند رسمی ثبت‌شده در دفترخانه یکسان نیست و هرکدام مقررات خاص خود را دارند.
پرسش‌های متداول درباره کپی برابر اصل
آیا کپی معمولی همان کپی برابر اصل است؟
خیر. کپی برابر اصل باید توسط مرجع یا شخص صلاحیت‌دار با اصل سند تطبیق و گواهی شود.
آیا دفترخانه می‌تواند کپی مدارک را برابر اصل کند؟
در حدود صلاحیت قانونی، دفتر اسناد رسمی یکی از مراجع مقرر در ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی برای گواهی مطابقت تصویر یا رونوشت با اصل است.
برای برابر اصل کردن مدرک، اصل آن لازم است؟
بله، مبنای گواهی، تطبیق تصویر یا رونوشت با اصل مدرک است.
آیا کپی برابر اصل همیشه جای اصل سند را می‌گیرد؟
خیر. اعتبار آن باید با توجه به نوع سند، مقررات قانونی و الزامات مرجعی که مدرک را درخواست کرده است بررسی شود.
آیا برابر اصل یعنی صحت مطالب سند تأیید شده است؟
خیر. موضوع اصلی گواهی، مطابقت تصویر یا رونوشت با اصل سند است، نه تأیید صحت تمام محتویات آن.
